Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) nedir?

Proje Döngüsü Yönetimi (Project Cycle Management – PCM), bir projenin yaşam döngüsü boyunca kullanılan yönetim faaliyetlerini ve karar verme prosedürlerini tanımlamak için kullanılır.

PDY sayesinde;

• Projeler genel politika hedeflerini ve stratejileri destekler.
• Projeler hedef grupların/faydalanıcıların gerçek sorunlarıyla ilgilidir.
• Projelerin uygulanabilir olması esastır, yani hedeflerin, uygulama ortamının ve uygulayıcı kurumların kapasiteleri dahilinde gerçekçi bir şekilde gerçekleştirilebileceği anlamına gelir.
• Üretilen faydaların sürdürülebilir olması muhtemeldir.

Çeşitli kuruluşlar tarafından proje döngülerinde farklı adımlara rastlamak mümkündür, fakat temel olarak hepsinin izlediği yol ve prensip hemen hemen aynıdır. Avrupa Komisyonu Proje Döngüsü Yönetimi rehberinde tanımlandığı üzere AB projelerinde PDY aşağıdaki gibi uygulanmaktadır.

OPERASYON DÖNGÜSÜ

Bu döngü üç ana prensibi vurgulamaktadır:

• Karar verme kriterleri ve prosedürleri her aşamada tanımlanır.
• Döngüdeki aşamalar progresiftir ve bir sonraki aşamanın başarılı bir şekilde ele alınabilmesi için her aşamanın tamamlanması gerekir.
• Yeni bir döngünün başlatılması bir önceki döngüye ilişkin geri bildirim ve izleme ve değerlendirme sonuçlarına dayanmaktadır.

Aşamalar kısaca şu şekilde özetlenebilir:

• Programlama: AB yardımlarından faydalanacak ülkenin ve AB’nin yardım öncelikleri ortaya konulur.
• Tanımlama: Öncelikler ve yerel ihtiyaçlar doğrultusunda proje fikirleri geliştirilir.
• Formülasyon: Projeler detaylandırılır, uygulanabilirlik ve sürdürülebilirlik konuları ele alınır.
• Uygulama: Proje faaliyetleri uygulanır ve sonuçlar üretilir.
• Değerlendirme: Planlanan hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı ortaya konulur ve çıkarılan dersler tespit edilir. Döngünün kesintisiz devam ediyor olması, öğrenilen bu derslerin bir sonraki programlama aşamasında kullanılacak olmasıyla ilişkilidir.

Proje Döngüsü Yönetiminin önemli bir unsuru Mantıksal Çerçeve Yaklaşımıdır (Logical Framework Approach). Bu yaklaşım günümüzde birçok yardım kuruluşu, ülke ve uluslararası STK’lar tarafından kullanılan bir analitik ve yönetim aracıdır.

Proje döngüsü adımlarını aşağıdaki şekilde detaylandırabiliriz:

Programlama (Programming):

Programlama aşamasında, mali işbirliğinin çözebileceği sorunları, kısıtlamaları ve fırsatları belirlemek için ulusal ve sektör düzeyinde bir durum analizi yapılır. Sosyo-ekonomik göstergeler ve ulusal ve donör öncelikleri gözden geçirilir. Amaç, işbirliğinin ana hedeflerini ve sektör önceliklerini belirlemek ve böylece program ve projelerin hazırlanabileceği ilgili ve uygulanabilir bir programlama çerçevesi oluşturmaktır. Geçmiş deneyimlerden alınan dersleri de dikkate alan stratejiler formüle edilir.

Hazırlanan program aşağıdaki unsurları içerebilir:

1. Global hedefler: İşbirliğine yönelik stratejik seçimler, sektör içi ve sektörler arası öncelikler
2. Her bir işbirliği alanı için bütçe, özel hedefler ve beklenen sonuçlar
3. Kesişen konular (cinsiyet eşitliği, çevre vb)
4. Uygulanacak programlar, hedeflenen yararlanıcılar ve sağlanacak yardımın türü (ör. makroekonomik destek, teknik yardım, eğitim, yatırım, ekipman temini vb)
5. Proje fikirlerinin formüle edilmesi ve gerçekleştirilmesine yönelik genel kriterler (coğrafi bölge, ortaklar, projelerin uygulama süresi gibi)

AB tarafından finanse edilmeyen diğer projelerde de sektörün/kuruluşun/işletmenin politikalarının ve önceliklerinin ortaya konulduğu politika/strateji belgesi gibi dokümanlardan bahsetmek mümkündür. Bu dokümanlar hazırlanacak projelere ışık tutar, projelere yön verir ve çıkış noktalarını belirler.

Tanımlama (Identification):

Tanımlama aşamasında programlamada ortaya konulan öncelikler doğrultusunda proje fikirleri belirlenir, proje fikirlerinin uygunluğu ve olası fizibilitesi ortaya konulur. Projenin onaylanabilmesi için “ilgili (relevant)” bulunması gerekir, yani; yüksek öncelikli ihtiyaçları karşılayacak şekilde dizayn edilmiş, kalkınma ve işbirliği politikalarıyla tutarlı ve destekleyici, kilit paydaşların ve hedef grupların açıkça belirlendiği, sorunların uygun bir şekilde analiz edildiği ve yerel sahiplenmenin gösterildiği projeler olmalıdır. Diğer taraftan projelerin “uygulanabilir (feasible)” bulunması gerekir, yani; iyi tasarlanmış ve hedef gruplara somut ve sürdürülebilir faydalar sağlaması muhtemel, hedefleri açık, mantıklı ve açıkça tanımlanmış ihtiyaçlara hitap eden, kaynak ve maliyet unsurlarının uygun şekilde ele alındığı projelerden bahsediyoruz. Ayrıca varsayımların ve risklerin belirlenip değerlendirilmiş olması, projenin çevresel, teknik ve sosyal açıdan kabul edilebilir olması gerekir.

Formülasyon (Formulation):

Formülasyon aşamasında bir önceki aşamada ortaya konulan proje fikri detaylandırılır ve uygunluğu ve fizibilitesi doğrulanır. Projenin ilgili ve uygulanabilir olduğunun doğrulaması yapılır.

Ardından projeye ilişkin finansman kararı alındığında proje başlatılmaya hazırdır.

Uygulama (Implementation):

Uygulama aşamasında proje faaliyetleri gerçekleştirilir, sonuçlar üretilir, proje uygulaması izlenir ve raporlamalar yapılır. Genel olarak 3 temel aşamadan söz edilebilir; başlangıç, ana uygulama dönemi ve kademeli olarak çıkış aşaması. Başlangıç aşamasında paydaşlarla ilk toplantılar gerçekleştirilir, kaynaklar mobilize edilir, proje takvimi gözden geçirilir, gerekirse revizyonlar yapılır. Ana uygulama aşamasında proje faaliyetleri gerçekleştirilir, faaliyetler izlenir, ilerleme ve izleme raporları hazırlanır.  Bu raporlarda projenin ilerleyişi, karşılaşılan sorunlar ve kısıtlamalar ve alınan iyileştirici veya destekleyici eylemler hakkında bilgi verilir. Proje uygulaması boyunca proje hedeflerine ulaşıldığının, projenin uygulamadan doğrudan sorumlu olanlar tarafından iyi yönetildiğinin ve sürdürülebilirlik sorunlarının açıkça ele alındığının gösterilmesi gerekir.

Projenin son döneminde ise tüm faaliyetler gerçekleştirilmiştir ve üretilen çıktılar devredilir ve proje kapanış işlemleri gerçekleştirilir.  Proje uygulama süresi boyunca Mantıksal Çerçeve, faaliyet ve kaynak/bütçe programları periyodik olarak gözden geçirilmeli, geliştirilmeli ve güncellenmelidir.

Değerlendirme ve Denetim (Evaluation and Audit):

Değerlendirme kavramı devam eden veya tamamlanmış bir proje, program veya politikanın tasarımının, uygulamasının ve sonuçlarının mümkün olduğunca sistematik ve objektif bir şekilde değerlendirilmesini anlatır. Amaç, hedeflerin uygunluğunu ve yerine getirilmesini, verimliliği, etkililiği, etkiyi ve sürdürülebilirliği belirlemektir.

• Değerlendirme süreci programlama ve uygulama işlevlerinden tarafsız ve bağımsız olmalıdır.
• Uygun vasıflara sahip bağımsız uzmanlar tarafından yapılmalı ve sonuçların geniş çapta dağıtılması da dahil olmak üzere değerlendirme sürecinin şeffaflığı yoluyla değerlendirmenin güvenilirliği sağlanmalıdır.
• Paydaşların değerlendirme sürecine katılımı, farklı bakış açılarının ve görüşlerin dikkate alınması sağlanmalıdır.
• Değerlendirme bulguları ve tavsiyeleri uygun bir zamanda sunularak yararlılığı sağlanmalıdır.

Denetim ise başka bir tarafın sorumluluğundaki bir faaliyetin/konunun belirlenen uygun kriterlere göre değerlendirilmesi ve denetlenen faaliyet/konu hakkında belli düzeyde güvence sağlamak üzere denetim görüşünün ifade edilmesidir.

Denetim bulgularına göre;

• projeye planlandığı gibi devam edilmesi, projenin yeniden yönlendirilmesi/yapılandırılması veya durdurulması
• planlanan amaç için kullanılmayan veya uygun olmadığı tespit edilen proje harcamalarına ilişkin fonların geri alınması veya
• alınan dersler ışığında gelecekteki proje veya programların tasarımının değiştirilmesine ilişkin karar alınabilir.

İster bir AB projesi, isterse başka kaynaklarla uygulanacak bir proje olsun, proje yaşam döngüsünün yukarıda anlatılanlara benzer şekilde olması beklenmektedir. Bir fikrin nasıl projeye dönüştürüleceği, hangi aşamalardan geçeceği ise Mantıksal Çerçevenin konusudur.

Not: Referans göstermeden alıntı yapılamaz.